Jokaisella tietokoneenkäyttäjällä tulee jossain vaiheessa eteen ongelmia tiedostojen kanssa. Tai ainakin useammalla meistä. Syy ongelmiin on yksinkertainen. Tiedostojen valtava määrä ja suunnittelematon käyttö. Todella moni käyttäjä tallentaa esimerkiksi kameran tai älypuhelimen kuvat vai niiden kuvien nimellä. Tuloksena parhaimmillaan kymmeniä tuhansia kuvia, joiden nimet eivät kerro mitään. Vähän samanlainen määrä tarjontaa on nettikasino peleissä. Ne ovat vain paremmin järjestetty.
Kysymys onkin järjestämisestä. Meitä ei koulussa yleensä ole opetettu hallinnoimaan suurta määrää omia tiedostoja. Hieno termi olisi dokumenttien hallinta. Kyse on kuitenkin perusideoista:
- minne tallennetaan
- miten nimetään
Esimerkiksi yksittäiset kuvat voivat olla nimeämättä sen erikoisemmin kuin sillä kameran tai älypuhelimen antamalla nimellä, mutta kuva pitää tallettaa oman suunnitelman mukaisesti. Esimerkiksi kuvien kanssa voi ajatella tällaisia kansiota:
- vuosikansiot
- aihekansiot
- henkilökansiot
Jos kuvien määrä on pieni. Kannattaa jokainen kuva nimetä erikseen sellaisella nimellä, jolla sitä voi jälkeenpäin etsiä. Nimeäminen ei poista kansiorakenteen tarvetta.
Tiedostot ja kansiot
Ottaessasi uuden tietokoneen käyttöön, sinun tulisi miettiä paikat:
- sovelluksille
- tiedostoille
Tiedostot ovat varsinkin niitä omia dokumentteja palkkakuiteista omiin laskelmiin ja valokuviin. Kaikkia näitä varten on hyvä miettiä rakenne – kuin kirjastossa. Minne erilaisia kuvia ja tiedostoja jatkossa aikoo tallentaa. Tämän kun tekee alussa kunnolla, säästää tuhottomasti aikaa jatkossa. Varsinkin jos joudut etsimään joskus tiettyä dokumenttia tai kuvaa.
Kansioissa on hyvä miettiä monikerroksellisuus. Päätasoja voivat olla oman elämän päätasot kuten:
- työ
- perhe
- harrastukset
- sekalaiset
Näiden alle voi sitten tehdä alikansioita. Jokainen päättää itse, millaisen rakenteen omalle tiedostorakenteelleen tekee. Sen pitää vain olla sellainen, mikä tuntuu itsestä tutulta. Tutustu rakenteesta on helppo jatkossa etsiä tietoa ja tallentaa oikein.
Jotkut ovat sanoneet, että liian monimutkaista tai monikerroksellista rakennetta tulisi välttää. Minun mielipiteeni on, että se riippuu pitkälti dokumenttien ja varsinkin kuvien määrästä. Yhteen kansioon nimittäin ei kannata tuupata liian montaa tuhatta kuvaa. Liian monen tiedoston pitäminen yhdessä kansiossa hidastaa kansion aukeamista.
Väärin tallennetut kuvat, joita ei ole nimetty ovat kohtuullisen vaikeita löytää aina siihen saakka, kunnes meillä on kotikoneissa Googlen kaltaiset käänteiset kuva haut eli voimme kuvan avulla hakea vastaavia kuvia omalta koneeltamme.
Huomio! Jos olet myymässä konettasi pois. Tai jos olet heittämässä sitä roskiin: varmista että se on tyhjä!
Yleensäkin, oletko miettinyt, mitä kaikkea sinusta ja elämästäsi on tietokoneellasi? Onko siihen verrattuna tietokoneesi nykyinen tietoturva kunnossa? Koska viimeksi olet tarkistanut koneesi tietoturvauhat? Koska viimeksi olet päivittänyt tietoturvasovelluksesi?
Äläkä unohda laitteita, joita yhdistät tietokoneesi! Onko älypuhelimesi tietoturva myös hoidossa? Yhdistämällä älypuhelimen tietokoneesi annat yhteydelle paljon oikeuksia – eli pidä myös älypuhelimesi tietoturva ajan tasalla.
Hukkuneet tiedostot
Varoituksen sana. Kun sinulle kertyy paljon tiedostoja. Nykyään näin käy. Jos et ole niitä nimennyt selvästi tai käyttänyt hyvää kansiorakennetta, hukkuvat ne massaan. Hukkuneiden tiedostojen ja hukkuneiden nimeämättömien kuvien hakeminen on tuhat kertaa vaikeampaa kuin jos olisit hoitanut homman alusta alkaen kunnolla.
- nimeä selkeästi
- käytä tarvittaessa päiväystä ja vuotta nimessä
- älä kehitä uusia tapoja – pysy valinnassasi
Tietokoneen kovalevy voi myös välillä mennä ”sekaisin” ja hukata tiedostoja. Se voi myös korruptoida tiedostojasi eivätkä ne enää aukea. Nämäkin ovat hyviä syitä, miksi ulkoinen tallennustila on hyvä vaihtoehto.
On hyvä tietää, että kovalla käytöllä olevan kovalevyn ”laskennallinen” käyttöikä ei ole kuin viisi vuotta. Se ei tarkoita, etteikö se enää toimisi, se voi toimia vaikka kymmenen vuotta. On vain suositeltua vaihtaa tietokonetta muutaman vuoden välein, vaikka se vielä tuntuisi hyvin toimivalta.
- SSD levy kestää pidempään
- perinteinen HDD sisältää liikkuvia osia, se on vikaherkempi
Jos HDD alkaa näyttää hajoamisen merkkejä – se on hidas tai siitä kuuluu ääniä. Tee päätös ja vaihda kovalevy, tai koko tietokone.
Pilvitila oman koneen sijasta
Yksi nykyajan vaihtoehto on hankkia iso tiedostovarasto pilvestä. Muutaman terabitin tiedostovarasto ei enää maksa maltaita ja silloin kaikki tiedostosi ovat netin kautta saatavilla – mutta sinulla ei ole itselläsi paikkaa, missä ne olisivat… pilvitallennuksessa on siis myös omat riskinsä.
Oma kone ei ole ongelmaton. Jos kovalevysi hajoaa, kuvat katoavat. Siksi puhutaan tärkeän tiedon varmistamisesta, backup-versioista. Tiedostojen varmuuskopiointi pitäisi aina tehdä jonnekin muualle. Jos teet sen vaikkapa kotona oman tietokoneesi vieressä olevalle ulkoiselle kovalevylle – ei auta. Ja kotisi palaa, palavat siinä sekä tietokoneesi että ulkoinen kovalevy.
Vinkit:
- laita tasaisin väliajoin elämäsi tärkeimmät tiedostot talteen pilveen tai ulkoiselle kovalevylle
- säilytä tiedot ainakin kahdessa eri paikassa
Jos mietit pilvitilan hintaa, mieti sen rinnalla, kuinka paljon olet valmis maksamaan siitä, etteivät tietosi katoa?
Oma pilvitallennustila on monessakin suhteessa miettimisen arvoinen asia. Pääset pilvessä oleviin tiedostoihin kiinni missä tahansa, ja vaikka koneesi hajoaisi – tiedostot olisivat tallella ja saatavilla.
Pilvitallennustilan hyviä puolia:
- saatavuus
- jaettavuus
- synkronointi
- varmuuskopiointi
- suojaus
- skaalautuvuus
- ylläpidon helppous
Pilvitila on älykäs ratkaisu. Sen ominaisuudet tarjoavat tärkeille tiedoillesi turvaa ja saatavuutta. Eikä sinun ole tarkoitus tallentaa kaikkea sälää omalta pääkoneeltasi pilveen – paitsi jos tilaa on, ja haluat niin tehdä. Se ei kuitenkaan ole se perustarkoitus.
Hyvä muistaa
Sen lisäksi, että teet varmuuskopioinnin omasta tietokoneestasi ulkoiseen paikkaan, on omia tiedostoja hyvä myös ylläpitää:
- poista aika ajoin turhat tiedostot
- käytä suosikkeja
- opettele lajittelemaan tietosi ja kuvasi
- pidä yhtenäinen tapa nimeämisessä ja sijaintipaikoissa
Liian monimutkaiset ohjeet, nimeämiset tai kansiorakenteet tekevät arkistoinnista liian vaikeata. Tee vain sen verran kansioita, kuin oikeasti on tarve. Tärkeämpi on tiedostojen ja kuvien nimeäminen.
Mieti kannattaako hankkia sovellus, joka tarkistaa, ettei sinulla ole tuplaversioita samoista tiedostoista liian monessa paikassa? Et välttämättä tarvitse sitä, mutta jos tiedostojen määrä alkaa olla liian suuri, ei sellainenkaan sovellus välttämättä turhake ole.
Vinkit tietokoneesi ylläpidolle
Vielä lopuksi muutama itsestään selvä asia, jotka auttavat myös tietojesi säilymiseen, sillä näillä on merkityksenä tietokoneesi ja sen kovalevyn jaksamiselle:
- jäähdytys, varmista että koneesi jäähdytys toimii
- sijainti, varmista että koneesi on suoralla alustalla
- älä liikuta tietokonettasi turhaan
- vältä tietokonettasi kaikilta iskuilta
- älä kastele tietokonettasi
- älä turhaan sulje ja käynnistä tietokonettasi